Vad är ett besökssystem?

Ett besökssystem är en digital lösning som gör det enkelt, kundvänligt och säkert att ta emot besökare till kontor, fabriker, myndigheter, kommuner, och andra verksamheter. Istället för manuella gästböcker och krångliga rutiner erbjuder ett modernt besökssystem smidiga flöden för inbjudan, incheckning, registrering och hantering av besök – samtidigt som organisationen uppfyller höga krav på säkerhet, integritet och compliance.

Med Precise Visit by EastCoast får du ett komplett besökssystem som är enkelt att använda, skalbart och anpassat efter dina verksamhetsbehov. 

Vad är ett besökssystem? 

Ett besökssystem, ibland kallat besökshanteringssystem, ersätter manuella pappersloggar i receptionen eller kontorsentrén. Det används för att ta emot, registrera och hålla koll på vilka som varit på besök. Systemet gör det möjligt att: 

• Registrera besök digitalt, i förväg, och då även hanterna inbjudan, eller på plats. 

• Skicka automatiska notiser till värdar. 

• Hantera viktig information och service till besökaren, signering av avtal, sekretesspolicy (NDA) och säkerhetsinstruktioner. 

• Ha full spårbarhet över vilka som befinner sig i byggnaden, och hantera till exmpel utrymning och nödsituationer. 

• Ta emot paketleveranser. 

Resultatet blir en mer professionell upplevelse för besökaren och en säkrare arbetsmiljö för verksamheten. 

 

Vem har nytta av ett besökssystem?

Ett besökssystem används av alla typer av verksameheter - från små kontor som tar emot ett antal besökare i veckan till större företag och organisationer med många besökare varje dag. För den som vill ge ett smidigt och profesionellt första intryck vid varje möte är ett digitalt besökssystem den mest effektiva lösningen. Genom att digitalisera hela besöksflödet får arbetsplatser i alla storlekar bättre kontroll vilka som rör sig i lokalerna, samtidigt som besökare får en tryggare och mer välkommnade uppvelse. 

Vem använder besökssystem:

• Mindre kontor och företag som vill ha en enkel, professionell besökslösning
• Stora organisationer med många dagliga besökare
• Säkerhetskritiska verksamheter som banker, myndigheter och industrier
• Coworking och kontorshotell

Att tänka på när du väljer besökssystem 

När du jämför olika besökssystem är det viktigt att utvärdera: 

• Användarvänlighet – enkel incheckning via iPad eller kiosk. Alternativt en helt hårdvarufri incheckning där besökaren istället använder sin egen mobil. 

• Säkerhet – ID-verifiering, GDPR-hantering och spårbarhet. 

• Integrationer – koppling till accesskontroll, e-post, kalendersystem. 

• Skalbarhet – fungerar lösningen både för ett kontor och globalt? 

• Support & drift – är systemet molnbaserat, pålitligt och med bra support? 

Precise Visit by EastCoast uppfyller alla dessa kriterier – och mer. 

 

Implementering av ett besökssystem 

Att införa ett nytt besökssystem behöver inte vara svårt. Några nyckelfaktorer för en lyckad implementation är: 

1. Förankra internt – involvera reception, säkerhet, HR och IT. 
2. Definiera processer – hur ska besökare anmälas, checkas in, hanteras? 
3. Pilotprojekt – börja i liten skala, testa och utvärdera. 
4. Rulla ut stegvis – implementera på fler enheter/kontor. 
5. Informera och utbilda användare – både reception och värdar behöver veta hur systemet används. 
   
   
   

Varför ett besökssystem gynnar hela organisationen

Ett modernt besökssystem skapar värde för flera intressenter: 

• Besökaren: Snabb, professionell och trygg upplevelse.
• Receptionen: Avlastning från manuella moment, fokus på värdskap.
• Administration: Effektivitet, digital dokumentation och enklare rapportering. 
• Säkerhet & IT: Ökad kontroll, ID-hantering och uppfyllda compliance-krav.
• Ledning: Förbättrad säkerhetsnivå, minskad risk och starkare varumärke. 

 

Fördelar med att digitalisera ditt besökssystem 

• Effektivitet – kortare väntetider och mindre administration. 
• Säkerhet – full kontroll över besökare och uppfyllda lagkrav. 
• Compliance – GDPR, säkerhetsinstruktioner och spårbarhet. 
• Kundupplevelse – professionellt mottagande stärker ert varumärke. 
• Flexibilitet – anpassat för alla typer av organisationer. 

 

Dags att modernisera din besökshantering? 

Vill du veta mer om hur ett digitalt besökssystem kan förenkla din vardag och höja säkerheten i din organisation? Precise Visit by EastCoast besökslösning används redan av hundratals företag, organisationer, och kommuner i Sverige. 

Läs mer om Precise Visit by EastCoast här 

Kontakta oss för en demo eller rådgivning – vi hjälper dig att hitta rätt besökssystem för just din verksamhet. 

Kontakta oss