Vad är ett besökssystem?

En tryggare besökshantering

Ett besökssystem, ibland kallat besökshanteringssystem, är ett digitalt system för att registrera, spåra och hantera besökare på arbetsplatser och kontor. Systemet gör det möjligt att: 

• Registrera och checka in besökare digitalt.
• Skicka automatiska notiser till värdar. 
• Hantera viktig information och service till besökaren, signering av avtal, sekretesspolicy (NDA) och säkerhetsinstruktioner. 
• Ha full spårbarhet över vilka som befinner sig i byggnaden, och hantera till exempel utrymning och nödsituationer. 
• Ta emot paketleveranser. 
• Få en komplett digital besökslogg.

Resultatet blir en mer professionell upplevelse för besökaren, en säkrare arbetsmiljö för verksamheten och en smidigare besökshantering. 

Vem har nytta av ett besökssystem?

Ett besökssystem används av alla typer av verksamheter - från små kontor som tar emot ett antal besökare i veckan till större företag och organisationer med många besökare varje dag. För den som vill ge ett smidigt och professionellt första intryck vid varje möte är ett digitalt besökssystem den mest effektiva lösningen. Genom att digitalisera hela besöksflödet får arbetsplatser i alla storlekar bättre kontroll vilka som rör sig i lokalerna, samtidigt som besökare får en tryggare och mer välkomnade upplevelse. 

Vem använder besökssystem:

• Mindre kontor och företag som vill ha en enkel, professionell besökslösning
• Stora organisationer med många dagliga besökare
• Säkerhetskritiska verksamheter som banker, myndigheter och industrier
• Coworking och kontorshotell

Att tänka på när du väljer besökshanteringslösning 

När du jämför olika besökssystem är det viktigt att utvärdera: 

• Användarvänlighet – enkel incheckning via iPad eller kiosk. Alternativt en helt hårdvarufri incheckning där besökaren istället använder sin egen mobil. 

• Säkerhet – GDPR-hantering och spårbarhet. 

• Integrationer – koppling till accesskontroll, e-post, kalendersystem. 

• Skalbarhet – fungerar lösningen både för ett kontor och globalt? 

• Support & drift – är systemet molnbaserat, pålitligt och med bra support? 

Implementering av ett besökssystem 

Att införa ett nytt besökssystem behöver inte vara svårt. Några nyckelfaktorer för en lyckad implementation är: 

1. Förankra internt – involvera reception, säkerhet, HR och IT. 
2. Definiera processer – hur ska besökare anmälas, checkas in, hanteras? 
3. Pilotprojekt – börja i liten skala, testa och utvärdera. 
4. Rulla ut stegvis – implementera på fler enheter/kontor. 
5. Informera och utbilda användare – både reception och värdar behöver veta hur systemet används. 
   
   
   

Varför digital besökshantering gynnar hela organisationen

Ett modernt besökssystem skapar värde för flera intressenter: 

• Besökaren: Snabb, professionell och trygg upplevelse.
• Receptionen: Avlastning från manuella moment, fokus på värdskap.
• Administration: Effektivitet, digital dokumentation och enklare rapportering. 
• Säkerhet & IT: Ökad kontroll, ID-hantering och uppfyllda compliance krav. 
• Ledning: Förbättrad säkerhetsnivå, minskad risk och starkare varumärke. 

Fördelar med att digitalisera din besöksupplevelse

• Effektivitet – kortare väntetider och mindre administration. 
• Säkerhet – full kontroll över besökare och uppfyllda lagkrav. 
• Compliance – GDPR, säkerhetsinstruktioner och spårbarhet. 
• Kundupplevelse – professionellt mottagande stärker ert varumärke. 
• Flexibilitet – anpassat för alla typer av organisationer. 

Dags att modernisera er besökshantering? 

Vill du veta mer om hur ett digitalt besökssystem kan förenkla er vardag och höja säkerheten i er organisation? 

Läs mer om vårt besökssystem