Visitor management at Atea

Introduktion

Atea är den ledande nordiska och baltiska leverantören av IT-infrastruktur med cirka 6800 anställda, verksamma i 89 städer i Norge, Sverige, Danmark, Finland, Litauen, Lettland och Estland. Sedan 2014 har Atea använt Precise Visit by EastCoast som sin besökshanteringslösning på ett antal av sina svenska kontor. Efter att ha använt systemet i flera år beslutade Atea att uppgradera till molnversionen på flera kontor i Norden och Baltikum.

En lösning för olika kontorsbehov

Atea har ett antal kontor i Norden och Baltikum. De behövde en enkel, skalbar och molnbaserad lösning för att hantera sina besökare. Atea tar emot många kund- och leverantörsbesök på sina kontor och behöver snabb och smidig hantering av besökare utan att kompromissa med säkerheten. Det ställs också ofta krav från Ateas kunder eller leverantörer gällande loggning och spårbarhet av utgående besök.

Olika kontor har olika krav, vilket kräver en lösning som på ett enkelt sätt kan anpassas för att matcha verksamhetens behov. Sammantaget är det ett högt besöksflöde och mycket folk i omlopp.

Enkel, säker och molnbaserad

Atea valde att gå vidare med en helt molnbaserad lösning med en kort implementeringsprocess och möjligheten att snabbt skala upp med besökshantering på fler platser.

Varje kontor kommer att erbjuda incheckningsalternativ antingen med en fristående iPad eller med vår unika iPad-kiosk. I många fall kommer gästerna att förbokas och få ett välkomstmejl i förväg med vägbeskrivningar och en QR-kod för smidig incheckning.

För drop-in gäster och besökare är registreringsprocessen enkel med ett enkelt samtyckesformulär för att godkänna att deras personuppgifter hanteras under besöket. Vid incheckning skickas en avisering till värden som i sin tur kan bekräfta att hen är på väg. Under tiden kan gästen sitta ner i lobbyn och kanske njuta av en kopp kaffe medan de väntar på upphämtning.

Besökshantering redo för framtiden

Lösningen ger Atea en framtidsredogörande plattform för att hantera besökare smidigt och säkert över alla platser.

Resultatet:

• Konsekvent besöksupplevelse på alla kontor i Norden och Baltikum
• Lätt att lansera och anpassa till olika lokala behov
• Snabbare och smidigare incheckning för både förbokade och drop-in-gäster
• Säker och GDPR-kompatibel hantering av besöksdata
• Molnbaserad installation säkerställer flexibilitet och framtida skalbarhet